DMS FULL FORM IN HINDI – जानिए क्या है DMS, पूरी जानकारी

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DMS Full Form in Hindi, DMS Ka Pura Naam Kya Hai, DMS क्या है, DMS Ka Full Form Kya Hai, DMS का Full Form क्या है,  DMS meaning, DMS क्या क्या कार्य होता है। इन सभी सवालों के जबाब आपको इस Post में दिया जाएगा। 

दोस्तों! यदि आप अब तक नहीं जानते कि DMS full form in Hindi क्या है और इसके बारे में जानने के लिए काफी उत्साहित हैं तो हम आपके लिए इस आर्टिकल में DMS full form in Hindi के साथ-साथ इसकी सभी जानकारी लेकर आए हैं जिसकी मदद से आप इसके बारे में पूरी जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।

DMS full form क्या होता है? इसे जानने के लिए आप इस पोस्ट को अंत तक पढ़ें क्योंकि यहां हमने DMS full information in Hindi के बारे में संपूर्ण जानकारी उपलब्ध करवाई है। DMS के अंतर्गत बताए जाने वाले विषय निम्नलिखित हैं –

1. DMS का फुल फॉर्म क्या है?(Full Form Of DMS in Hindi)

2. DMS क्या है? (What Is DMS in Hindi?)

3. दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की मुख्य विशेषताएं क्या है? (What are the advantages of DMS in Hindi?)

4. DMS (दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली) के प्रमुख लाभ क्या हैं? (What are the profits of DMS

in Hindi?)

1. DMS का फुल फॉर्म क्या है?( DMS Full Form in Hindi )

DMS का full form, Documents Management System होता है। इसके अलावा आपको यह भी बता दें कि DMS को हिंदी में दस्तावेज प्रबंधन प्रणाली कहा जाता है।

आज के इस आर्टिकल में हम आपको DMS से जुड़ी कई जानकारियों को बताएंगे। यदि आप DMS के बारे में पूरी जानकारी प्राप्त करना चाहते हैं तो चलिए आगे बढ़ते हैं।

2. DMS (दस्तावेज प्रबंधन प्रणाली) क्या है? (What Is DMS in Hindi?)

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (DMS) ऐसी प्रणालियाँ हैं जो किसी संगठन में इलेक्ट्रॉनिक डेटा संसाधनों के प्रकाशन, अनुक्रमण, भंडारण और पुनर्प्राप्ति में संचालन को कारगर बनाने में मदद करती हैं। एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को एक केंद्रीकृत भंडार प्रदान करके दस्तावेजों के निर्माण, भंडारण और प्रवाह के प्रबंधन में संगठन की सहायता के लिए डिज़ाइन किया गया है। एक संगठन या व्यवसाय को दैनिक आधार पर जितनी बड़ी मात्रा में व्यवहार करना पड़ता है, वह एक सुव्यवस्थित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का होना अनिवार्य बनाता है।

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (DMS) के अनुसार, आईएसओ 12651-2 एक दस्तावेज़ को रिकॉर्ड की गई जानकारी या वस्तु की एक इकाई के रूप में परिभाषित करता है। एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली, ऐसा प्रोग्राम या सॉफ़्टवेयर है जो पूरे संगठन में दस्तावेज़ों के प्रवाह को व्यवस्थित और नियंत्रित करता है। डीएमएस में प्रमुख सूचना प्रबंधन कार्य शामिल हैं जैसे सामग्री कैप्चर, दस्तावेज़ रिपॉजिटरी, वर्कफ़्लो, आउटपुट सिस्टम और डेटा पुनर्प्राप्ति सिस्टम। इसमें दस्तावेजों की ट्रैकिंग, भंडारण और नियंत्रण शामिल है। DMS Full Form in Hindi

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3. दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की मुख्य विशेषताएं क्या है? (What are the advantages of DMS in Hindi?)

1. दस्तावेजों के एक साथ संपादन को समन्वित और नियंत्रित करने के लिए चेक-इन, चेक-आउट और दस्तावेजों को लॉक करना। यह सुनिश्चित करता है कि एक व्यक्ति द्वारा किए गए दस्तावेजों में परिवर्तन संगठन में किसी अन्य व्यक्ति द्वारा किए गए परिवर्तनों को अधिलेखित नहीं करता है।

2. एक ही दस्तावेज़ के विभिन्न संस्करणों का नियंत्रण

3. दस्तावेजों का ऑडिटिंग ट्रेल यह निर्धारित करने के लिए कि किसने किस दस्तावेज़ में वास्तव में क्या किया।

4. टिकटें और एनोटेशन

4. DMS (दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली) के प्रमुख लाभ क्या हैं? (What are the profits of DMS

in Hindi?)

एक कुशल दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली होने से कंपनी या संगठन को बेहतर कार्यप्रवाह, सुरक्षित दस्तावेज़ भंडारण और बढ़ी हुई उत्पादकता मिलती है। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली परिभाषा में उचित डीएमएस का उपयोग करने के फायदे भी शामिल होने चाहिए।

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कुछ प्रमुख लाभ यहां दिए गए हैं:

1. लचीली सूचना पुनर्प्राप्ति प्रक्रिया-

एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली एक केंद्रीय भंडार में संग्रहीत करने से पहले दस्तावेजों की स्कैन की गई इलेक्ट्रॉनिक छवियां बनाती है। भंडारण का यह रूप विशिष्ट दस्तावेजों की तलाश में समय बचाता है। आप अपनी डेस्क को छोड़े बिना अपनी ज़रूरत का कोई भी दस्तावेज़ पुनः प्राप्त कर सकते हैं।

2. लचीला दस्तावेज़ अनुक्रमण-

डीएमएस में छवियों के रूप में संग्रहीत जानकारी को एक ही समय में कई प्रारूपों में आसानी से अनुक्रमित किया जा सकता है।

3. तेज़ और अधिक सटीक खोज-

एक डीएमएस में संग्रहीत दस्तावेज़ दस्तावेज़ में एक शब्द या वाक्यांश की खोज करके पाया जा सकता है, जो पेपर स्टोरेज सिस्टम के साथ संभव नहीं है। सिस्टम एक दस्तावेज़ को वर्गीकृत और संग्रहीत करने के लिए एकल या एकाधिक वर्गीकरण का उपयोग करता है, जो आसान और तेज़ खोजों की सुविधा प्रदान करता है।

4.सुरक्षा का एक उच्च स्तर-

एक कुशल DMS किसी संगठन के संवेदनशील डेटा पर बेहतर और अधिक सुरक्षित नियंत्रण प्रदान करता है। अधिकांश दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ फ़ोल्डर स्तर पर दस्तावेज़ों तक पहुँच को नियंत्रित करती हैं। वे एक ऑडिट ट्रेल भी प्रदान करते हैं जो यह दर्शाता है कि किस व्यक्ति या व्यक्तियों ने किस दस्तावेज़ को देखा, पुनर्प्राप्त किया, या संपादित किया और वास्तव में यह किस समय हुआ। सुरक्षा और नियंत्रण के इस स्तर को संभवतः कागजी दस्तावेज़ प्रणालियों के साथ प्राप्त नहीं किया जा सकता है।

5. आपदा के बाद डेटा रिकवरी-

एक डीएमएस बाहरी या ऑफसाइट स्टोरेज में दस्तावेजों का बैकअप बनाने का सबसे आसान और सबसे कुशल तरीका प्रदान करता है। यह एक प्रभावी आपदा पुनर्प्राप्ति रणनीति है क्योंकि यह आपके सभी महत्वपूर्ण डेटा के लिए एक असफल संग्रह प्रदान करती है।

6. खोई हुई फाइलों की रोकथाम-

एक केंद्रीय स्थान में संग्रहीत दस्तावेजों के डिजिटल रूप से संग्रहीत संस्करणों के साथ, खोई हुई फाइलों के उदाहरण अतीत की बात बन जाते हैं। खोई हुई फाइलें समय लेने वाली और बदलने में महंगी हो सकती हैं, यही वजह है कि हर छोटी, मध्यम और बड़ी कंपनी को एक कुशल दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की आवश्यकता होती है।

7. महत्वपूर्ण रूप से कम दस्तावेज़ संग्रहण-

कागज आधारित दस्तावेज़ भंडारण प्रणालियाँ किसी भी व्यवसाय या संगठन में बहुत बड़ी मात्रा में स्थान लेती हैं। जब दस्तावेज़ स्कैन किए जाते हैं और दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में इलेक्ट्रॉनिक रूप से एकीकृत होते हैं तो आप उपयोग किए जाने वाले संग्रहण स्थान की मात्रा को काफी कम कर देते हैं। इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम कागज़ के दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए उपयोग किए जाने वाले अधिकांश भौतिक स्थान को मुक्त कर देता है।

8. बेहतर ग्राहक सेवा-

एक डीएमएस के साथ, आप उन प्रक्रियाओं को पूरा करने में लगने वाले समय को कम करते हैं जिनके लिए दस्तावेज़ खोज और पुनर्प्राप्ति की आवश्यकता होती है। इसका मतलब है कि आपका ग्राहक तेजी से प्रतिक्रिया समय, सटीक जानकारी और बेहतर सेवा का आनंद उठाएगा। ये कुछ ऐसे कारक हैं जो ग्राहकों की संतुष्टि पैदा करते हैं और बेहतर ग्राहक वफादारी का निर्माण करते हैं।

आसान क्लाउड दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली

एक कुशल दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को लागू करने में चुनौतियों और खर्चों का अपना हिस्सा होता है। Folderit दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने में आसान प्रदान करता है जहां आप सभी डिजिटल दस्तावेज़ों को संग्रहीत, प्रबंधित, साझा और बेहतर नियंत्रण प्राप्त कर सकते हैं। लेकिन इसके लिए केवल हमारे अपने शब्द न लें – Folderit को दुनिया में सबसे उपयोगकर्ता के अनुकूल दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का नाम दिया गया था ! फोल्डेरिट आपके महत्वपूर्ण डेटा को आग, हार्डवेयर विफलता, अपराधियों, बाढ़ और अन्य प्राकृतिक आपदाओं के जोखिम से सुरक्षित रखने के लिए एक सुरक्षित ऑफसाइट क्लाउड-आधारित डीएमएस प्रदान करता है। यह छोटे और मध्यम दोनों व्यवसायों के लिए सबसे अच्छा डीएमएस है।

Conclusion

तो दोस्तों, आपको  के बारे में जानकारी हिंदी में। अच्छी लगी होगी हमे उम्मीद है इस पोस्ट को पढ़ कर आप DMS

 full form In Hindi (DMS मीनिंग इन हिंदी) समझ गए होंगें और अब अगर आपसे कोई पूछेगा कि DMS का मतलब क्या होता है? तो अब आप उसे DMS मीनिंग इन हिंदी बता सकेंगे।

अगर आपको हमारा ये DMS Information In Hindi पसंद आया हो, तो इसे अपने दोस्तों के साथ भी ज़रूर Share कीजिए और अगर आपके पास हमारे लिए कोई सवाल हो, तो उसे Comment में लिख कर हमें बताए।


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